Werkwijze inzenden patiëntmateriaal

* aan te vragen bij Pathan

Als u zorgdraagt voor een goed leesbare barcode (met patiëntnummer) op de afslag met patiëntgegevens dan kunnen wij de gegevens van de patiënt (zoals hieronder vermeld) elektronisch binnen halen. Dit voorkomt tevens dat we de verkeerde patiëntgegevens binnen halen.

Vermeld op dit aanvraagformulier duidelijk:

• gegevens van de patiënt zoals: naam man, naam vrouw, voorletters, geboortedatum, geslacht, postcode + woonplaats, BSN, adres en gegevens over de verzekering, zoals de naam van de zorgverzekeraar en het polisnummer naam van de aanvragende arts
• tijdstip en datum afname van het materiaal
• klinische gegevens; zoals aard materiaal, zijdigheid/lokalisatie
• vraagstelling/differentiaaldiagnose en eventuele verdere bijzonderheden
• het aantal ingezonden monsters met op de potjes corresponderende nummering

Voor de containers/buisjes en glaasjes waar het materiaal in of op wordt vervoerd, geldt het volgende:

• op alle potjes of buizen moet een sticker met de persoonlijke gegevens van de patiënt worden aangebracht (oa naam, geb. datum, patiëntnummer, geslacht).
• ook een eventuele nummering (I, II, III, e.d.) duidelijk op de potjes en buizen aangeven, echter niet op de deksel zetten.
• op alle glaasjes bij cytologie-uitstrijken met potlood patiëntnaam en geboortedatum vermelden. Bij ordercommunicatie ook een sticker met ordernummer en een goed leesbare barcode.
• bij inzendingen cytologiemateriaal de preparaten c.q. preparatendoosje d.m.v. een plastic zakje gescheiden houden van Cytorich Red potje en/of formalinepotje. Formaline damp kan nadelige gevolgen hebben voor de uitstrijk.
• Sluit alle potjes en buizen goed af, in ongefixeerd patiëntmateriaal kunnen pathogene agens vitaal zijn. Daarnaast is lekken van formaline uit potten niet acceptabel.

Niet of onjuist geïdentificeerd patiëntmateriaal kan leiden tot vertraging. Indien het niet mogelijk is het materiaal in behandeling te nemen, zal dit worden geretourneerd of (indien de aanvrager onbekend is) na 4 weken vernietigd worden.

Het aanvraagformulier wordt samen met het afgenomen patiëntmateriaal naar Pathan gestuurd. Gebruik hiervoor een kangoeroe/buidelzakje (potje/buis in het gesealde gedeelte, aanvraagformulier in de “buidel”) welke beschikbaar zijn in het Centrale magazijn van de aangesloten ziekenhuizen

Bij het insturen van patiëntmateriaal met ordercommunicatie wordt de aanvraag in de pathologiemodule in HIX ingevoerd.
Alle verplichte velden moeten worden ingevuld zodat wij beschikken over voldoende gegevens om het onderzoek op goede wijze uit te voeren. Om over de gegevens te kunnen beschikken hebben wij een ordernummer nodig, hebben we dit niet dan kan het onderzoek niet in ontvangst genomen worden en loopt het vertraging op.

U heeft de mogelijkheid om na invoer van de aanvraag een sticker uit te draaien, waarop verschillende standaardgegevens staan. Voor ons is de barcode hierop van groot belang om de gegevens foutloos binnen te kunnen halen.

Lukt het printen van de sticker niet of is de barcode onduidelijk dan kunt u ook een loopbrief op A4 formaat uitprinten en meesturen met het materiaal.

Voor de containers/buisjes en glaasjes waar het materiaal in of op wordt vervoerd, geldt het volgende:

• op alle potjes of buizen moet een sticker met de persoonlijke gegevens (o.a. naam, geb. datum, patiëntnummer) en de barcode met het ordernummer van de patiënt worden aangebracht
• ook een eventuele nummering (I, II, III, e.d.) duidelijk op de potjes en buizen aangeven, echter niet op de deksel zetten.
• op alle glaasjes met cytologische uitstrijken met potlood patiëntnaam en geboortedatum vermelden. Ook een sticker met ordernummer en een goed leesbare barcode aanbrengen.
• bij inzendingen cytologie materiaal de preparaten c.q. preparatendoosje d.m.v. een plastic zakje gescheiden houden van Cytorich Red potje en/of formalinepotje. Formaline damp kan nadelige gevolgen hebben voor de uitstrijk.
• Sluit alle potjes en buizen goed af, in ongefixeerd patiëntmateriaal kunnen pathogene agens vitaal zijn. Daarnaast is lekken van formaline uit potten niet acceptabel.

Niet of onjuist geïdentificeerd patiëntmateriaal kan leiden tot vertraging. Indien het niet mogelijk is het materiaal in behandeling te nemen zal dit worden geretourneerd of (indien de aanvrager onbekend is) na 4 weken vernietigd worden.

Het afgenomen patiëntmateriaal (met de uitgedraaide sticker) wordt naar Pathan gestuurd. Gebruik hiervoor een kangoeroe/buidelzakje (potje/buis in het gesealde gedeelte), welke beschikbaar zijn in het Centrale Magazijn van de aangesloten ziekenhuizen.

Materiaal met vraagstelling Creutzfeldt-Jacob moet als volgt opgestuurd worden:

• Aanvraag van het onderzoek zoals hierboven is beschreven
• Vermelden op aanvraagformulier of bij “besmet” in HIX dat materiaal mogelijk besmet is met Creutzfeldt-Jacob
• potjes met schroefdeksel goed aandraaien i.v.m. kans op lekkage
• potjes omwikkelen met absorberend materiaal en in een vloeistofdichte SafetyBag doen
• Het aanvraagformulier in een aparte enveloppe meesturen
• Telefonisch contact (010-4616661) opnemen met Pathan BV om aan te geven dat het om besmet materiaal gaat

Dit materiaal wordt door Pathan voor onderzoek en diagnostiek doorgestuurd naar het UMC Utrecht, afdeling pathologie, Prionlab. (registratienummer M140)

Om te voldoen aan de wetgeving moet het vervoer van patiëntmateriaal voldoen aan de ADR-richtlijnen.  Volgens deze richtlijnen valt het patiëntmateriaal t.b.v. PA-onderzoek onder UN 3373, zijnde: Biologische stof, categorie B. Materiaal wat onder deze categorie valt dient voor transport te worden verpakt volgens verpakkingsvoorschrift P650.

Pathan stelt transportboxen beschikbaar, hierin zitten standaard een plastic zak en een zakje met absorberende korrels. Het is de bedoeling dat de kangeroezakjes met patiëntmateriaal of, als het niet past, de potten te plaatsen in de sealbac met absorberende korrels erin. Aparte aanvraagformulieren, als het mogelijk is, in de deksel van de box doen of anders elders verzamelen in de box, hierbij ook een formulier met het overzicht van welke patiënten er in de transportbox verstuurd worden.

Nadat de transportbox gesloten is, moet deze verzegeld worden met een tiewrap.

In geval van radioactief patiëntmateriaal is regeling UN2910 radioactieve stoffen, vrijgesteld collo – beperkte hoeveelheid stof,7, VLG/ADR van toepassing.

De wijze van inzenden radioactief materiaal is per inzender beschreven in lokale protocollen. Bij vragen of onduidelijkheden hierover kunt u contact met ons opnemen.

Formaline

Er wordt gebruik gemaakt van formaline (0,04M fosfaat gebufferde 4% formaldehyde pH=7,0) voor de fixatie van de weefsels. Zorg dat het weefsel altijd volledig onder staat.

Formaline is houdbaar en kan bewaard worden bij kamertemperatuur, dan wel op een goed geventileerde plaats.

Waarschuwing bij gebruik van formaline. Gebruik beschermende kleding, handschoenen, een veiligheidsbril en zorg voor voldoende afzuiging.

RPMI bewaarmedium

RPMI is geen fixatief. Het dient ingevroren bewaard te blijven en vlak voor gebruik goed ontdooid te worden. Er mag geen ijs meer zichtbaar zijn.

Nadat het weefsel in de ontdooide RPMI is geplaatst, moet het tot het transport in de koelkast worden bewaard. (+4°C).
Bevroren RPMI heeft geen vervaldatum (De datum op de sticker, die zich op de buizen of potten met RPMI bevinden, is de aanmaakdatum). Eenmaal ontdooide RPMI niet opnieuw invriezen.

Uit het oogpunt van beperkte houdbaarheid van het patientmateriaal in de RPMI dient dit patiëntmateriaal zo spoedig mogelijk na afname naar ons laboratorium te worden getransporteerd.

Patiëntmateriaal moet op de dag van afname nog worden afgeleverd bij Pathan op de afdeling “Ontvangst Patiëntmateriaal” op de 12e etage van het Franciscus Gasthuis, deze afdeling is geopend tot 17.30 uur. Op de deur van deze afdeling en het Secretariaat staat een verwijzing waar het patiëntmateriaal naar toe moet worden gebracht wanneer de afdeling “Ontvangst Patiëntmateriaal” gesloten is.

Dit is niet in alle gevallen mogelijk, maar zorg in ieder geval dat het materiaal met de eerstvolgende bodedienst richting Pathan meegaat. Zie het overzicht bodetijden op de website.

Verzamelplaatsen:

1. IJsselland Ziekenhuis
   Prins Constantijnweg 2
   2906 ZC Capelle a/d IJssel
   1e etage; Gebouw A; ruimte A10 tegenover M.M.L.
2. Franciscus Vlietland
   Vlietlandplein 2
   3118 JH Schiedam
   2e etage; balie laboratorium
3. Franciscus Gasthuis
   Kleiweg 500
   3045 PM Rotterdam
   12e etage; laboratorium
4. Admiraal de Ruyter ziekenhuis
   ‘s-Gravenpolderseweg 114
   4462 RA Goes
   1e etage ruimtenummer C-230/20, routenummer 51 laboratorium
5. ZorgSaam ziekenhuis
   Wielingenlaan 2
   4535 PA Terneuzen
   1e etage ruimtenummer D1.19d, routenummer 99 laboratorium